TRAMITE DE DOCUMENTOS

Unidad de archivo y correspondencia

Comunicaciones oficiales

Son todas las comunicaciones recibidas y producidas por una dependencia administrativa que le son asignadas legalmente, independiente del medio utilizado.

Correspondencia

Son todas aquellas comunicaciones de carácter privado que llegan a las organizaciones, confidenciales, que citan o no el cargo del funcionario. Las cuales no generan trámites para las instituciones.

La diferencia que existe entre comunicación oficial y correspondencia es que la primera es privada, confidencial y personal, no se radica ni se tramita, por otro lado las segundas generan procesos de recepción, radicación, despacho y envió. Las comunicaciones oficiales se conservan en el archivo de gestión o central, la correspondencia no.

EQUIPOS:
Computador
Multifuncional
El fax
La fotocopiadora
PBX
Microfilmadora


LOS ELEMENTOS…
Agenda
Almohadillas para sellos
Archivadores
Borrador
Carpetas
Cinta mágica
Clips-metálico, plástico
Cosedora
Formatos de registro de recepción y envió de correspondencia.
Ganchos de cosedora
Gancho escarapela
Guillotina
Lápiz
Microfilmadora
Notas adhesivas
Perforadora
Resaltadores
Resma papel bond tamaño carta
Resma papel bond tamaño oficio
Rótulos
Sellos – radicador, recibido, despacho, fecha, copia
Sobre aéreo
Sobre Manila tamaño media carta
Sobre Manila tamaño extra oficio
Sobre Manila tamaño oficio
Sobre oficio blanco
Taja lápiz
Tijeras



MOBILIARIO:
Escritorio
Estantes
Casilleros
Sillas ergonómicas

Misión de la unidad de correspondencia

Gestionar el proceso o el programa de Gestión Documental, promoviendo la conservación adecuada de todos los documentos escritos, facilitando y gestionando su uso oportuno, mediante la aplicación de procedimientos y operaciones archivísticas.

Objetivos:

• Como principal esta llevar procedimientos adecuados para el buen desempeño de la Gestión Documental.
• Contar con el personal idóneo para recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de comunicaciones oficiales mediante servicios de mensajería interna y externa y de otros medios electrónicos.
• Concentrar toda la correspondencia recibida para distribuirla a las diferentes oficinas administrativas.
• Garantizar la entrega de dicha correspondencia de manera oportuna y eficaz.
• Ayudar con la agilización de los procesos interno a través del sistema de red para el control de documentación tanto interna como externa, a fin de cumplir con los objetivos de la institución con el propósito de alcanzar la máxima eficiencia.

Funciones:
• Recepción y envió de documentos.
• Controlar el ingreso de los documentos
• Organizar el acervo documental (Clasificación, ordenación, descripción)
• Aplicar principios de conservación.
• Seleccionar y trasladar documentos al archivo central.
• Digitalizar documentos
• Radicar y tramitar solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos establecidos en el Acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en lo referente a formato y firmas responsables.
• Actualizar los conocimientos en técnicas de archivo y gestión documental.
• Cumplir con la normatividad vigente en materia archivística.


Servicios de la unidad de correspondencia:

• Radicar y distribuir comunicaciones oficiales sean producidas o recibidas por la unidad de correspondencia.
• Radicación de documentos.
• Organización de documentos de archivo.
• Envió de las comunicaciones a las dependencias destinatarias o las cuales pertenezca.
• Recibir correspondencia.
• Consulta de archivo.