Entre los equipos del Área de Archivo y Correspondencia necesarios para la realización de las diferentes actividades, teniendo en cuenta el volumen documental y la clase de documentos que se manejan en la organización encontramos:
EQUIPOS:
El computador
Multifuncional
El fax
La fotocopiadora
PBX
Microfilmadora
LOS ELEMENTOS…
Agenda
Almohadillas para sellos
Archivadores
Borrador
Carpetas
Cinta mágica
Clips-metálico, plástico
Cosedora
Formatos de registro de recepción y envió de correspondencia.
Ganchos de cosedora
Gancho escarapela
Guillotina
Lápiz
Microfilmadora
Notas adhesivas
Perforadora
Resaltadores
Resma papel bond tamaño carta
Resma papel bond tamaño oficio
Rótulos
Sellos – radicador, recibido, despacho, fecha, copia
Sobre aéreo
Sobre Manila tamaño media carta
Sobre Manila tamaño extra oficio
Sobre Manila tamaño oficio
Sobre oficio blanco
Taja lápiz
Tijeras
EL MOBILIARIO:
Entre el mobiliario que se requiere para la recepción así como también para el despacho de documentos encontramos:
CASILLERO: Compuesto por varios cajones para ordenar la correspondencia. Es un mueble fácil de utilizar y cómodo. Las unidades de correspondencia deben contar con divisiones proporcionales que permitan el almacenamiento temporal de los mismos.
ESCRITORIOS: Diseñados para un mejor manejo de la correspondencia, la facilidad de diligenciamiento de formularios o firmas, también sirven para ubicar los equipos y elementos de correspondencia.
ESTANTERIA: Deben están situados con el fin de ordenar y localizar rápidamente la correspondencia. Además estos son fáciles de ubicar y son de prolongada durabilidad. Están elaborados con hierro o acero inoxidable y sus patas tienen muy buen agarre, también sus puestos permiten una ordenación más cómoda así como la ubicación de cargas pequeñas o cajas de archivo.
SILLAS ERGONÓMICAS: Son para el uso de funcionarios tanto como de los usuarios, para su comodidad y estas sillas son de cuatro patas y tiene un soporte trasero que nos permite acomodar la espalda.
MANUAL DE USO DEL COMPUTADOR
¿Cómo prender un computador?: Prenda el computador con el botón del PC y después el botón de la pantalla.
¿Cómo crear una carpeta?: Clic en el botón derecho del mouse, luego van a salir opciones y en una de esas sale nueva carpeta
MANUAL FUNDAMENTAL Y MUY IMPORTANTE PARA MANTENER A PUNTO EL PC O COMPUTADOR
Está depende del uso que le demos al computador estas operaciones las realicemos regularmente, cada 15 días si le damos mucho uso, o cada 30 si el uso no es tan intensivo, si aplicar este manual, está garantizado para que el computador funcionara mucho mejor, más rápido y con muchos menos problemas.
Tener siempre el antivirus actualizado
Comprobar que todos los dispositivos funcionan correctamente
Liberador de espacio en disco
Limpieza y mantenimiento del Internet Explorer
Limpieza del arranque de Windows
Eliminación de spyware, troyanos y cookies
Mantenimiento y limpieza del registro de Windows
Desfragmentación de nuestros discos duros
Como último consejo, estos pasos deberíamos ejecutarlos en el mismo orden que aquí se exponen.
Tener siempre el antivirus actualizado
Disponer de un antivirus es fundamental si estamos conectados a Internet , un buen antivirus no es demasiado caro, está al alcance de casi todos los usuarios, y todos los antivirus se actualizan regular y automáticamente sin que nosotros tengamos que hacer nada , de todos modos si no dispones del dinero para comprar un antivirus puedes usar los antivirus on line (en esta página tienes uno) o bien descargar un antivirus gratuito que funcionará durante dos meses, si deseas descargarlo pincha sobre este enlace Home of Avast Antivirus gratis.
Comprobar que todos los dispositivos funcionan correctamente
Es muy importante comprobar que todos los dispositivos que están instalados en nuestro PC o computador funcionan correctamente y que no entra en conflicto con el Sistema operativo o con otros dispositivos de hardware, si no es así es muy probable que continuamente tengamos problemas: cosas que no funcionan, pantallas azules, reinicios inesperados, programas que no arrancan, y muchas cosas más. Para comprobar que en nuestro PC todo anda bien, pincha sobre el enlace siguiente para ver el manual Comprobar que los dispositivos funcionan bien.
Liberar espacio en disco
Es muy importante tener el disco duro limpio de basura y archivos antiguos que ya no usa nuestra computadora, por lo tanto fundamental es liberar regularmente espacio en nuestro disco duro, borrar archivos innecesarios, temporales, etc.
Limpieza y mantenimiento del Internet Explorer
Para hacer la limpieza del Explorador de Internet el proceso es muy sencillo, basta con abrir el Explorer dar clic en Herramientas y a continuación Opciones de Internet aquí se selecciona la pestaña General nos encontraremos con varias opciones, las que debemos ejecutar son:
- Eliminar Cookies
- Eliminar Archivos
- Borrar Historial
Con esto es suficiente para hacer una limpieza del explorador de Internet.
Limpieza y configuración del arranque de Windows
Si consideramos que un PC o computador funciona de un modo similar a un automóvil es evidente que al arrancar el vehículo, esta función será más fácil, cuantos menos elementos tenga que cargar al inicio. Imagina arrancar el vehículo con las luces encendidas, la radio sonando, los elevalunas funcionando, los limpias trabajando, con todo esto el trabajo que ha de realizar la batería o motor del vehículo es superior a si lo ponemos en macha sin que estos elementos estén funcionando.
Pues en Windows sucede algo similar, a veces cuando ponemos en marcha el PC tiene que arrancar o hacer funcionar tantas cosas, que tarda mucho en hacerlo, se vuelve lento e inestable.
Eliminación de spyware, troyanos y cookies
En multitud de ocasiones cuando estamos navegando, nos vemos obligados a descargar spyware y cookies para poder acceder al contenido de un sitio web. Muchos de esos archivos aunque aparentemente inocentes, van haciendo que vayamos dejado rastro de nuestras actividades por Internet, por lo que es recomendable limpiar nuestro PC o computador regularmente de toda esta basura informática. Para saber como se limpia échale un vistazo al siguiente manual: Manual para eliminar de tu PC spyware, troyanos, dialers, cookies, entre otros.
Mantenimiento y limpieza del registro de Windows
Cada vez que instalamos, desinstalamos un programa, modificamos algo en la configuración de nuestro PC se crea una clave en el registro de Windows, con el tiempo este registro está lleno de claves invalidas, de programas y configuraciones antiguas que no sirven para nada, solo para entorpecer el funcionamiento de la Computadora, por lo tanto es muy aconsejable hacer una limpieza regular del registro para eliminar todas las claves invalidas o inútiles, que lo único que hacen es estorbar y provocar errores.
Desfragmentación de nuestros discos duros
Los ordenadores como otras maquinas necesitan una puesta a punto regularmente, una de las herramientas de las que nos dota Windows es la desfragmentación del disco duro; Nuestro disco duro está formado por clústeres, pequeñas secciones en el disco duro donde la información se va guardando, en el trabajo diario vamos instalando programas y desinstalando otros que ya no usamos o se han quedado desfasados, con lo cual vamos dejando clústeres vacíos , cuando instalamos algún programa este busca los sectores del disco duro que están vacíos , lo que suele ocurrir es que el programa se instala en los primeros que encuentra y si no cabe todo en un sector o clúster, instala el resto de archivos en otro, con lo cual tendremos un programa con sus correspondientes archivos dispersados por todo nuestro disco duro.
Con la desfragmentación lo que se consigue es reunificar o juntar todos los archivos correspondientes a un programa en el mismo sector, esto nos ahorrara errores y hará que nuestro ordenador sea más rápido. Si sigues estos consejos notará una mejoría en el funcionamiento del PC, tendrás menos problemas, y el equipo será mucho más estable.
Guillotina Lineal
Máquina utilizada en la industria gráfica para cortar y refilar cantidades de hojas de papel o cartón en porciones de altura variable hasta 180 mm y de una longitud de hasta 2 metros aproximadamente, según su tamaño.
Está dotada de escuadras para la colocación exacta del papel y a veces, de mandos automáticos con programas para la ejecución de una serie de cortes sucesivos en la misma porción de papel. Las guillotinas lineales pueden ser usadas para refilar los márgenes de los libros cuando no se dispone de guillotinas trilaterales apropiadas. (1)
Existen diferentes tipos de guillotinas lineales, a saber: a palanca, semi automática, y automáticas con programa.
Materiales o piezas que se procesan en la guillotina lineal
+ Diferentes tipos de papeles sin impresión.
+ Diferentes tipos de cartulinas sin impresión.
+ Papel Kraft.
+ Etiquetas.
+ Rótulos.
+ Coberturas de papel para encuadernación cartoné.
+ Cobertura de cuerina para encuadernación de lujo o fina.
+ Cobertura de tela para encuadernación de lujo o fina.
+ Cobertura plástica para encuadernación de lujo o fina.
+ Papel impreso o no para guardas de libros.
+ Cartones de diferentes espesores.
+ Papelería comercial.
PROCEDIMIENTO PARA OBTENER MEDIDAS Y DESARROLLAR
UNA SECUENCIA DE CINCO CORTES.
La primera medida se toma, en este impreso, colocando el cero de la regla milimétrica con aumento en el borde de la hoja de papel del lado de la pinza. Se mide hasta la marca o línea de corte final del lado de la contra pinza y la medida obtenida se anota para su posterior ingreso en el archivo correspondiente de la memoria de la guillotina.
Después de rotar el pliego se procede a tomar la segunda medida. Para ello se coloca el cero de la regla milimétrica con aumento en el borde de la hoja de papel del lado del sapo y se mide hasta la marca o línea de corte final del lado del contra sapo. Esta medida se anota para su posterior ingreso en el archivo correspondiente de la memoria de la guillotina.
Se vuelve a rotar el pliego y se procede a tomar la tercera medida. Para ello se coloca el cero de la regla milimétrica con aumento en la marca o línea de corte final del lado de la contra pinza, hasta la marca de corte final del lado de la pinza. La medida así obtenida se anota para su posterior ingreso en el archivo correspondiente de la memoria de la guillotina.
Se vuelve a rotar el pliego y se procede a tomar la cuarta medida. Se coloca el cero de la regla milimétrica con aumento en la marca o línea de corte final del lado del contra sapo, midiendo hasta la marca o línea de corte final del lado del sapo. El registro de este dato permitirá su posterior ingreso en el archivo correspondiente de la memoria de la guillotina.
Para tomar la quinta y última medida de corte se coloca el cero de la regla milimétrica con aumento en la marca o línea de corte final del lado del contra sapo, hasta la marca o línea de corte en seco (cercano a la mitad de la hoja en este caso). Esta medida se anota para su posterior ingreso en el archivo correspondiente de la memoria de la guillotina.
Panasonic
Manual de instrucciones Modelo n° KX-TCD150SP Teléfono Inalámbrico Digital
Información importante
• No conecte el adaptador de CA a ninguna toma de corriente que no sea de 220–240 V
• Mantenga la unidad alejada de fuentes de calor como radiadores, cocinas, etc. Tampoco debería estar situada en lugares en los que la temperatura sea inferior a 5 °C o superior a 40 °C.
• Desconecte esta unidad de la toma de corriente si produce humo, olor anormal o ruido poco frecuente. Estas condiciones pueden producir fuego o descargas eléctricas. Confirme que el fuego se ha detenido y póngase en contacto con un distribuidor autorizado.
• Este unidad no permitirá realizar llamadas en los casos siguientes:
−Si las pilas de la unidad portátil necesitan ser recargadas o están defectuosas.
−Si se produce un corte de corriente.
−Si está activado el bloqueo de teclas.
−La función de prohibición de llamadas está activada (sólo se puede llamar a números de teléfono guardados en la unidad como números de emergencia).
• No abra la unidad base, ni la unidad portátil (excepto para cambiar las pilas).
• Tenga cuidado de no dejar caer objetos ni derramar líquidos encima de la unidad. Mantenga la unidad alejada de lugares con excesivo humo, polvo, vibraciones mecánicas o descargas eléctricas.
• Sólo se puede utilizar con la unidad base la unidad portátil incluida. No se pueden registrar o utilizar otras unidades portátiles.
• El adaptador de CA es el dispositivo de desconexión principal. Asegúrese de que la toma de CA esté instalada cerca de la unidad y que sea fácilmente accesible.
• Para evitar riesgos de descargas eléctricas, no exponga el aparato a la lluvia ni a la humedad.
• Utilice únicamente la(s) pila(s) especificada(s) Utilice solamente pilas recargables.
• No mezcle pilas viejas y nuevas.
• No acerque la(s) pila(s) al fuego; podrían explotar. Siga siempre las instrucciones locales sobre el tratamiento de residuos.
• No abra ni rompa la(s) pila(s). El electrolito que se desprendería es corrosivo y puede provocar quemaduras o lesiones en los ojos o la piel. Además, puede ser tóxico en caso de
• ingestión.
• Tenga cuidado al manipular la(s) pila(s).
• Tenga cuidado de no provocar cortocircuitos con materiales conductivos como anillos, pulseras o llaves. La(s) pila(s) o los conductores pueden recalentarse y provocar quemaduras.
• Cargue la(s) pila(s) de acuerdo con la información suministrada en este manual de instrucciones.
• Use sólo la unidad base incluida (o cargador) para cargar la(s) pila(s). No manipule la unidad base (o cargador). En caso de no seguir estas instrucciones la(s) pila(s) podrían hincharse o explotar.
• Medida de precaución
• El tono de llamada suena en el auricular. Por ello, cuando suene el teléfono, conteste la llamada antes de ponerse el auricular en la oreja.
IMPRESORA HP PHOTOSMART 420 SERIES.
COMPONENTES DE LA IMPRESORA
Esta sección contiene información únicamente sobre los componentes de la impresora del Estudio fotográfico portátil HP Photosmart 420 series. Para obtener información sobre la cámara, consulte el Manual del usuario de la cámara.
Vista frontal (cerrada)
1 Panel de control: controle las funciones básicas de la impresora desde aquí.
2 Cubierta de la base de acoplamiento para cámaras: ábrala para acoplar la cámara a la impresora.
3 Bandeja de salida: ábrala para imprimir, conectar una cámara digital con certificado PictBridge o el adaptador de impresora inalámbrico opcional Bluetooth de HP al puerto de la cámara situado en la parte delantera de la impresora. También debería estar abierta si desea utilizar el mando a distancia con la impresora.
Para imprimir Utilice este papel
Copias y ampliaciones de gran calidad y duración, fotografías para pasaportes y fotografías para plastificar Papel fotográfico HP Premium Plus.
Imágenes de media a alta resolución obtenidas mediante escáneres o cámaras digitales Papel fotográfico HP Premium.
Copias ocasionales y empresariales Papel fotográfico HP Papel fotográfico HP de uso diario.
Para mantener el papel en buenas condiciones para imprimir:
● Guarde el papel que no vaya a utilizar en su paquete original.
● Mantenga el papel en posición horizontal en un lugar fresco y seco. Si se doblan las esquinas, coloque el papel en una bolsa de plástico y dóblelo en la dirección opuesta hasta que quede plano.
● Sostenga el papel fotográfico por los bordes para evitar mancharlo.
Uso del cartucho de impresión más adecuado
Para imprimir… Inserte uno de estos cartuchos de impresión en el soporte
Impresiones a todo color HP de tres colores (7 ml) HP de tres colores (14 ml)
Impresiones en blanco y negro HP gris para fotos
Fotografías en sepia o de época HP de tres colores (7 ml) HP de tres colores (14 ml)
Texto y dibujos de línea en color HP de tres colores (7 ml) HP de tres colores (14 ml)
Limpieza y mantenimiento de la impresora
Mantenga la impresora y los cartuchos de impresión limpios y en buen estado con los sencillos procedimientos que se indican en esta sección.
Limpieza de la parte exterior de la impresora
1. Apague la impresora y desconecte el cable de alimentación de la parte posterior de la misma.
2. Si ha instalado la pila interna HP Photosmart opcional en la impresora, extráigala y, a continuación, vuelva a colocar la cubierta del compartimento de la pila.
3. Limpie el exterior de la impresora con un paño suave ligeramente humedecido en agua.
Precaución 1 No utilice ningún producto de limpieza. Los detergentes y productos de limpieza domésticos podrían dañar el acabado de la impresora.
Precaución 2 No limpie el interior de la impresora. Evite la penetración de líquidos en el interior.
Limpieza del cartucho de impresión
Si observa líneas blancas o rayas de un único color en las copias, es posible que sea necesario limpiar el cartucho de impresión. No limpie el cartucho con más frecuencia de lo necesario, ya que la limpieza consume tinta.
1. Asegúrese de que la cámara está en la base de acoplamiento para cámaras.
2. Presione OK para ver las fichas de los menús.
3. Seleccione Limpiar cartucho y después presione OK.
4. Según las instrucciones que aparecen en la pantalla de imagen de la cámara, cargue papel para que la impresora pueda imprimir una página de prueba después de limpiar el cartucho. Utilice papel normal o fichas para reservar el papel fotográfico.
5. Presione OK para iniciar la limpieza del cartucho de impresión.
6. Cuando la impresora finalice la limpieza del cartucho e imprima una página de prueba, compruebe dicha página y seleccione las siguientes opciones:
– Si la página de prueba presenta rayas blancas o faltan colores, limpie de nuevo el cartucho de impresión. Seleccione Sí en la pantalla de imagen de la cámara y, a continuación, presione OK.
– Si la calidad de impresión de la página de prueba es buena, seleccione
Cancelar en la pantalla de imagen y después presione OK.
Puede limpiar el cartucho hasta tres veces. Cada limpieza es más minuciosa y emplea mayor cantidad de tinta.
Si completa los tres niveles de limpieza utilizando este procedimiento y aún así nota rayas blancas o faltan colores en la página de prueba, puede que necesite limpiar los contactos de color cobre del cartucho de impresión. Para obtener más información, consulte Limpieza de los contactos del cartucho de impresión.
Nota Si el cartucho o la impresora se han caído al suelo recientemente, puede que en sus impresiones también aparezcan rayas blancas o que falten colores. Este problema es temporal y se soluciona en 24 horas.
Limpieza de los contactos del cartucho de impresión
Si utiliza la impresora en un entorno con polvo, los contactos de color cobre podrían acumular suciedad y ocasionar problemas de impresión.
Para limpiar los contactos de los cartuchos de impresión:
1. Reúna los siguientes elementos para limpiar los contactos:
– Agua destilada (agua del grifo puede que contenga contaminantes que pueden dañar el cartucho de impresión)
– Material limpio, seco y que no suelte pelusas que puedan pegarse al cartucho de impresión
2. Abra la puerta del cartucho de impresión.
3. Extraiga el cartucho de impresión y sitúelo sobre una hoja de papel con la placa de los inyectores de tinta orientada hacia arriba. Tenga cuidado de no tocar con los dedos los contactos de color cobre o la placa de los inyectores de tinta.
Precaución No deje el cartucho de impresión fuera de la impresora durante más de 30 minutos. Los inyectores de tinta que permanecen al descubierto durante más de 30 minutos podrán secarse y ocasionar problemas de impresión.
4. Humedezca un bastoncillo de algodón con agua destilada y exprima el exceso de agua de la misma.
5. Limpie suavemente los contactos de color cobre con una torunda de algodón.
Precaución No toque el inyector de tinta. Tocar el inyector de tinta puede producir obstrucciones, error de la tinta y fallos de las conexiones eléctricas.
6. Repita los pasos 4 y 5 hasta que el algodón no se manche.
7. Inserte el cartucho de impresión en la impresora y cierre la puerta del compartimento.
REQUISITOS DEL SISTEMA
Componente Mínimos para PC con:
Windows Sistema operativo Microsoft Windows 98, 2000 Professional, Me, XP Home y
XP Professional
Procesador Intel® Pentium® II (o equivalente) o superior
RAM 64 MB (se recomienda 128 MB)
Espacio libre en disco 500 MB
Pantalla 800 x 600, de 16 bits o superior
Unidad de CD-ROM 4x
Explorador Microsoft Internet Explorer 5.5 o superior
Mínimos para Macintosh Sistema operativo
Mac OS X 10.2.3 a 10.3.x Procesador G3 o superior
RAM 128 MB
Espacio libre en disco 150 MB
Pantalla 800 x 600, de 16 bits o superior
Unidad de CD-ROM 4x
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